Große E-Mail-Mengen problemlos sichten und bearbeiten
eXtro hosting bietet als erfahrener IT-Dienstleister für Unternehmen aller Größenordnungen eine Vielzahl von individuellen Lösungen zum sicheren E-Mail-Management. Ein Check der E-Mail-Verwaltung und -Sicherung kann zu erwartende Probleme und Schäden darstellen. ...
... Eine optimale Verwaltung von E-Mails ist eine der Grundlagen zur Stärkung der IT-Sicherheit im Unternehmen. Viele Attacken aus dem Netz wären weit weniger existenziell dramatisch, würden die für Angriffe genutzten Mail-Konten dem jeweils aktuell möglichen Sicherheitsstandard entsprechen. Ein Artikel aus der PC-Welt hat sich aktuell mit dem Thema "Optimierung E-Mail-Verwaltung" befasst:
Vorinstallierte Mail-Clients werden vielerorts durch Webmailer (Google, GMX, Yahoo, Web.de oder T-Online) ergänzt. Die parallele Nutzungsmöglichkeit spielt dabei eine wichtige Rolle. Durch die Webmailer ist ein paralleler Zugriff auf Rechner, Smartphone und Tablet möglich.
Die Mailsoftware ermöglicht durch die Kopien der im Webmailer gesammelten Kopien von Nachrichten einen Offline-Zugriff auf ein vollständiges Postfach-Backup.
Verschlüsselte Übertragung von Postfachinhalten (vor allem bei öffentlichen WLANs), Verschlüsselung von schutzbedüftigen Mails, Kontrolle der zur Verfügung stehenden Postfachgröße sind Stichworte, die bei der E-Mail-Verwaltung eine wesentliche Rolle spielen müssen.
Nicht nur in öffentlichen Netzwerken wie etwa dem Hotspot am Flughafen oder Bahnhof sollte man immer eine SSL bzw TLS verschlüsselte Verbindung verwenden. So wird das Risiko, dass Klartext-E-Mails von Dritten mitgelesen werden, stark verringert.
Besonders vertrauliche Nachrichten sollten zusätzlich nochmals verschlüsselt werden. Dazu benötigt man zwei sog. Schlüssel: den privaten (secure key) und den öffentlichen (public key), die dafür sorgen, dass nur befugte Personen die verschlüsselte Nachricht entschlüsseln und somit wieder im Klartext sehen können. Beliebte bzw bekannte Tools hierzu sind GPG 4win und Enigmail, das sich direkt in den Mailclient Thunderbird integrieren lässt.
Wer wissen möchte, wie viel Speicherplatz die Nachrichten im E-Mail Account belegen, kann entweder in die Verwaltungsebene einloggen und dort nachsehen - dies hat jedoch den Nachteil, dass dort lediglich die Gesamtgröße des Accounts angezeigt wird. Genauere Informationen liefert das Programm "Check Quota" - nachdem man seine Zugangsdaten in das Programm eingetragen hat, berechnet dies die Größe der einzelnen IMAP-Ordner und zeigt die Gesamtzahl der darauf gespeicherten E-Mails und den freien Speicherplatz an.
Wird ein durchsuchbares Komplettbackup der Mails benötigt, kommt "Mailstore Home" zum Einsatz. Mit diesem Programm kann ein komplettes Archiv angelegt werden und zentral gespeichert werden.
Soll das eingesetzte Mailprogramm gewechselt werden, z.B. von Thunderbird nach Outlook oder umgekehrt, ist dies meist nicht einfach, besonders wenn lokale Ordner verwendet werden, da es oft keine kompatible Im/Exportfunktionalität gibt. In diesem Fall kann ein IMAP-Konto weiterhelfen: Man richtet im 'alten Mailprogramm' ein IMAP Konto ein und 'schiebt' die vorhandenen lokalen Daten auf den Internet-Mailserver. Je nach Datenmenge und Uploadgeschwindigkeit kann dies eine Weile dauern. Sind alle Daten übertragen, wird das IMAP-Konto im neuen E-Mail-Programm eingerichtet. Die Daten können nun synchronisiert werden und bei Bedarf noch zusätzlich lokal gespeichert werden.
Fazit:
E-Mails müssen nicht immer nur durch die Weboberfläche verwaltet werden - sogar freie Open-Source Lösungen können so weit erweitert werden, dass verschlüsselte Übertragung möglich ist. Durch Zusatzprogramme kann die Funktionalität noch weiter verbessert werden, wie etwa Archivierung, Speicherplatznutzung und Nachrichtenverschlüsselung. In Zeiten von immer wichtiger werdender Sicherheit ist dies ein gewichtiges Argument. Auch der 'Umzug' zu einem anderen Mailprogramm ist problemlos möglich - wenn auch mit etwas zeitlichem Aufwand, je nach vorhandener Datenmenge