So richten Sie in Plesk oder Zimbra eine Abwesenheitsnotiz ein
Abwesenheitsnotizen sind Standardfunktionen in Mailservern - diese Funktionalität ist auch als automatische Antwort bekannt. Trotzdem gibt es oft Fragen zur Einstellung - diese wollen wir in diesem Beitrag beantworten und erklären wie eine Abwesenheitsnotiz eingestellt werden kann.
Abwesenheitsnotiz bei Plesk
Als erstes müssen Sie sich in die Plesk Administrationsoberfläche einloggen. Nutzen Sie dazu die Ihnen bekannten Zugangsdaten. Auf Plesk greifen Sie zu, indem Sie im Browser den Servernameneingeben, gefolgt vom Port 8443, also z.B. example.com:8443 . Mit Ihren E-Mail Zugansdaten sollten Sie sich anschließend einloggen können, also mit E-Mail Adresse und Passwort.
Wenn Sie eingeloggt sind, Gehen Sie zu E-Mail -> Ihre E-Mail Adresse -> Automatische Antwort.
Klicken Sie dann die Checkbox 'Automatische Antwort einschalten' an, und geben Sie den gewünschten Nachrichtentext für die automatische Antwort ein, z.B. 'Ich befinde mich von ... bis ... im Urlaub, Ihre E-Mails werden nach meiner Rückkehr bearbeitet' Bei Bedarf können Sie noch die automatische Deaktivierung der Abwesenheitsnotiz einschalten, und einstellen wie oft jemand der Ihnen eine E-Mail sendet diese automatische Antwort pro Tag erhält - der voreingestellte Wert von 1 sollte dabei ausreichen.
Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern - die Abwesenheitsnotiz ist nun aktiviert.
Abwesenheitsnotiz bei Zimbra
Auch bei Zimbra müssen Sie sich zuerst in die Verwaltungsebene des Servers einloggen. Dies geschieht - ähnlich wie bei Plesk - über den Webbrowser. Geben Sie den Servernamen Ihres Zimbra Servers ein, z.B. example.com , Sie sehen nun eine Anmeldemaske. Benutzen Sie die Ihnen bekannten Zugangsdaten um sich einzuloggen (E-Mail Adresse / Passwort)
Wenn Sie eingeloggt sind, klicken Sie auf Einstellungen -> Nicht im Büro - hier können Sie die Abwesenheitsnotiz einstellen.
Um die Abwesenheitsnotiz zu aktivieren, wählen Sie die Option 'Automatische Antwort senden' aus. Tragen Sie dann Ihre gewünschte Nachricht in das Feld ein, und wählen Sie bei 'Externe Absender' aus, was genau geschehen soll:
- Automatische Standardantwort senden -> sendet die eingetragene Antwort an alle
- Besondere Antwort an Empfänger außerhalb meines Unternehmens senden -> Sendet an Kollegen eine andere Antwort als an externe Empfänger
- Besondere Antwort an Empfänger außerhalb meines Unternehmens senden, die nciht in meinen Kontakten sind -> ähnlich wie oben, externe Empfänger die in den Kontakten sind werden wie kollegen behandelt
- An externe Absender keine automatische Antwort senden -> Die automatische Antwort wird nur an Kollegen gesendet
Sie können die Abwesenheitsnotiz noch zusätzlich terminieren. Wenn Sie z.B. genau wissen, dass Sie z.B. vom 01.08 bis zum 31.08. nicht im Büro sind, können Sie dies schon im voraus einstellen. Die Abwesenheitsnotiz wird dann zu den gewünschten Terminen automatisch aktiviert bzw deaktiviert. Eine sehr nützliche Funktion, da erfahrungsgemäß die Abwesenheitsnotiz oft vergessen wird und (bei Systemen ohne diese Funktionalität) auch noch nach dem Urlaub noch eingestellt bleibt.
Als letzte Option können Sie auch noch einen Kalendertermin automatisiert erstellen lassen, der anzeigt, dass Sie nicht im Büro sind. Das ist besonders nützlich, wenn Sie Ihren Kalender freigegeben haben.
Nun müssen sie die Einstellungen nur ncoh speichern, indem Sie auf den Button 'Speichern' links oben klicken. Nach dem Speichern werden die Einstellungen Ihrer Abwesenheitsnotiz übernommen.
Fazit:
Abwesenheitsnotizen/automatische Antworten sind nützlich und nicht schwierig einzustellen. Gerade wenn man sich im Urlaub befindet ist dies eine interessante Funktion, um Anfragende Nutzer zu informieren, dass die Beantwortung u.U. länger dauern könnte. Aber auch generelle automatische Antworten sind damit möglich, z.B. für info@ Adressen, bei denen z.B. eine 'Danke für Ihre Nachricht' E-Mail automatisch zurückgesendet wird.